Campanyes de e-mailing legals? És possible si saps com
L’e-mailing és l’enviament massiu de correus electrònics amb finalitat publicitària o informativa. No està prohibit en general, però les pràctiques de “spam” (enviament no sol·licitat i massiu) poden infringir lleis i regulacions sobre privacitat i protecció de dades. Per complir amb la normativa, és essencial obtenir el consentiment dels destinataris, proporcionar opcions per donar-se de baixa i identificar clarament l’origen del correu.
L’ús inadequat pot resultar en sancions legals i danys a la reputació de la marca. Aquest article veurem com fer bé les coses per evitar aquestes sancions. És possible fer bé les coses si saps com demanar les dades legalment (previ a l’enviament) i com fer els enviaments.
La Llei 34/2002, de Serveis de la Societat de la Informació i de Comerç Electrònic (LSSICE) a Espanya estableix el marc legal per als serveis de la informació i comerç electrònic. Exigeix transparència en la prestació de serveis en línia, informació clara sobre drets i obligacions, i regula l’ús de cookies. Imposa requisits per a comunicacions comercials i estableix responsabilitats per als proveïdors de serveis. També regula la contractació electrònica i establix mecanismes per a resolució de disputes. La LSSICE busca fomentar la confiança en l’entorn digital mitjançant pràctiques transparents i responsables.
El Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) 679/2016 de la Unió Europea regula la privacitat i protecció de dades personals. Estableix principis com consentiment explícit, dret a l’oblit, i control de la informació personal. Exigeix transparència en la recopilació i processament de dades, i obliga a les empreses a implementar mesures de seguretat. Atorga als ciutadans majors drets sobre les seves dades personals i implica sancions per a les empreses que no compleixin. El RGPD busca garantir la confidencialitat i la seguretat de les dades en l’era digital, protegint la privacitat dels individus.
La Llei Orgànica 3/2018 de Protecció de Dades Personals i Garantia de Drets Digitals (LOPDGDD) a Espanya actualitza les regulacions sobre privacitat. Afegeix proteccions i drets digitals, com el dret a la desconnexió digital i la gestió del dret a ser oblidat. Estableix noves obligacions per a les empreses i organitzacions en la gestió de dades personals. Reforça el control ciutadà sobre les seves dades i protegeix la intimitat en l’entorn digital. La LOPDGDD complementa el Reglament General de Protecció de Dades de la UE, garantint la conformitat amb els estàndards europeus de privacitat.
Crear i Gestionar Llistes de Correu Electrònic
Abans de fer res cal que et plantegis si tens o no ja feta o si és gaire rellevant la llista de correus que tens fins aquell moment. Sigui quin sigui el teu cas, et recomanem el següent:
Si tens base de dades amplia
- En el cas que tinguis una base de dades molt amplia i usis MAILCHIMP: No facis res (de moment), mailchimp respecte a la legalitat de protecció de dades, però els servidors són Nord-americans. Alguns països Europeus poden considerar-ho il·legal (com Alamània).
- En el cas que tinguis una base de dades molt amplia, però no dins una aplicació de gestió: Opta per contractar un servei d’allotjament amb funcions de butlletí o enviament de correu. Assegura’t que dona un servei d’emmagatzematge dins l’espai econòmic europeu.
SI NO TENS BASE DE DADES O ÉS ESCASSA
En el cas que tinguis una base de dades de menys de 100 clients o en el cas que no tinguis base de dades, t’ensenyem a continuació com pots preparar una campanya per aconseguir-les.
Important
Els correus corporatius no personals, són també dades personals i, per tant, estan sota el marc legal de protecció de dades? Sí, els correus de tipus info@empresa.com, són considerats també dades personals.
Tan important és no fer spam com que la forma d’emmagatzemar les dades dels teus clients respecti la legalitat.
Aquests serveis poden oferir avantatges relacionats amb la privacitat i el compliment de les normatives europees, com ara el Reglament General de Protecció de Dades (GDPR). Alguns serveis similars a Mailchimp amb seu a la Unió Europea:
MailerLite
Amb seu a Lituània, MailerLite ofereix una plataforma d’email màrqueting intuïtiva i assequible, proporcionant eines per crear campanyes efectives, automatitzar correus electrònics i fer un seguiment del rendiment.
GetResponse
Aquesta plataforma amb seu a Polònia ofereix una varietat de serveis, com ara email marketing, creació de pàgines d’aterratge i automatització de màrqueting. GetResponse destaca pel seu enfocament integral en la generació de leads i l’automatització del màrqueting.
Sendinblue
Amb seu a França, Sendinblue és una solució de màrqueting tot en un que abasta l’email màrqueting, SMS màrqueting, màrqueting automatitzat i més. Proporciona una interfície fàcil d’utilitzar i tarifes competitives.
Posar en ordre la base de dades
La llei demana que la base de dades estigui ordenada i que mantingui un REGISTRE DE TRACTAMENT.
El registre de tractament és un document intern que exigeix la protecció de dades i que ve a ser com un llibre de comptes dels moviments que anem fent amb relació amb la nostra base de dades. Aquest document pot ser que es generi automàticament si tenim contractat un servei d’emmagatzematge, si no és així, cal que el tinguem nosaltres actualitzat.
L’objectiu d’aquest document/llibre de registres és poder-lo presentar en cas de queixa per part d’un usuari.
Obligació d'informació un cop adquirides les dades
Aquesta és una obligació que tenim un cop hem agafat la dada com a resposta i cal que fem saber d’alguna manera a la persona de qui hem adquirit les dades 4 punts essencials:
- Qui recull les dades i n’és el responsable del seu tractament (persona física o jurídica).
- Per a què es faran servir aquelles dades exactament.
- Quins són els drets que té aquella persona respecta les seves dades (bàsicament de modificar-les o donar-se de baixa).
- Com contactar o ampliar la informació que se li està donant. Cal que ens dirigeixi a una política de tractament de dades ampliada.
Estratègies legals de recopilació d'informació per enviament de mailing
Resposta a la sol·licitud d'informació des d'un formulari
En el cas que qualsevol persona es posi en contacte amb nosaltres per preguntar qualsevol cosa, la nostra resposta pot anar acompanyada d’un missatge que expliqui que, al marge de respondre el seu dubte, agafem les seves dades per enviament de publicitat.
Per fer-ho legalment, cal que el formulari o contacte on el nostre usuari ens enviï aquest requisit contingui els elements (qui, quina finalitat, els drets i més informació).
Pot tenir un aspecte com el següent:
Aquest consentiment positiu cal guardar-ne un registre per si cal presentar-lo en cas de denúncia o queixa.
En aquest punt és essencial l’obligació d’informació que hem comentat més amunt. Serà semblant a aquest:
Esdeveniment en línia tipus seminari web
En el cas que organitzem un esdeveniment, podem incloure al costat de la inscripció una clàusula que, com la primera, ha de contenir una informació bàsica (qui, quina finalitat, els drets i més informació). En aquest cas podem incloure per separat l’acceptació de gestió de les nostres dades per la inscripció i enviar informació de l’activitat que estem promovent i, a part, l’acceptació d’enviament de publicitat.
1. La lectura de la política de privacitat amb caixeta d’opció que pot ser obligatòria amb enllaç a la política de privacitat completa. Aquí només avisem del que tenim intenció de fer amb les dades, però no implica que la seva acceptació ja ens doni permís per enviar publicitat.
2. Aquest consentiment ha d’anar a part amb una caixeta opcional i no marcada (el consentiment a l’enviament de la publicitat ha de ser explícit), on demanem poder usar aquelles dades per enviar informació.
Pot ser quelcom similar al següent:
Excepcións a la norma
Cerca i presentació de professionals
Hi ha un parell d’accepcions que han servit fins ara per molts per enviar correus comercials, però cal anar molt amb compte perquè aquestes excepcions són per:
Contactar amb finalitat de presentació de professional a professional (persona física autònomes o dins empresa) per mirar d’originar sinergies o demanar serveis.
Seria el símil a donar targetes de visita virtuals ara bé, la comunicació ha de tenir l’objectiu de localitzar un professional i fer una proposta, un cop contactat, no podem després incloure sense autorització dins la base de dades comercial de l’empresa.
Cerca i presentació de professionals
Si hi ha relació contractual prèvia.
Els clients, per defecte, poden rebre publicitat sense autorització. En cas que hagin comprat prèviament, es pot enviar informació relacionada. És recomanable mantenir registres de les compres d’aquestes persones.
Sempre és necessari oferir una opció de baixa, i la informació enviada ha de ser sempre relativa al producte adquirit. És important evitar enviar publicitat que no tingui relació, com ara una gestoria que envia anuncis d’assegurances de cotxe.
Cal poder recuperar i guardar les nostres relacions per poder rastrejar la informació en el cas de denúncia. Pel fet que hi hagi hagut relació prèvia, si ho ha estat comercial, no és legal incloure’l a la llista.
Tan important és tenir una base de dades de qualitat com seguir detalladament com s’ha creat aquesta base de dades.
Creativitat mal plantejada
Aquí voldria explicar un cas personal d’una mala pràctica que ens vam trobar fa poques setmanes.
Es van posar en contacte amb nosaltres amb la proposta de fer-nos una entrevista gratuïta per publicar en una revista digital (sense donar més detalls). El missatge no donava informació sobre l’empresa, no donaven informació de quina era la finalitat, el contingut, quin era el mitjà on anirien publicades, quin volum de visualitzacions podríem tenir o quin era el seu cost (si és que hi havia cost perquè en tot moment l’aparença era d’un mitjà interessat a explicar la nostra història gratuïtament).
Només hi havia el ganxo que sí que estàvem interessats, responguéssim el correu i els autoritzéssim a enviar-nos més informació.
Vaig investigar i vaig descobrir que era clarament publicitat que no havíem sol·licitat. L’empresa que hi havia darrere era una empresa de màrqueting digital i el seu servei no era gratuït.
La meva resposta va ser desar-los el preu i demanar-los si estaven informats, com suposadament anunciaven a la seva web i que havien intentat ocultar, sobre la Llei 34/2002, de Serveis de la Societat de la Informació i de Comerç Electrònic (LSSICE).
No van respondre.
No és una bona idea ser creatius quan hi ha legalitat vigent amb multes.
Els correus de publicitat
Un cop hem captat correctament les dades i volem, per fi, enviar aquesta publicitat, el correu cal que segueixi també unes pautes:
- Cal que oferim una opció de baixa al nostre correu, encara que legalment podem dificultar aquest procés.
- Cal que porti un text acompanyant la informació com aquest:
T’estem enviant aquesta publicitat, ja que et vas registrar a X, i tens drets de modificació o baixa. Pots donar-te de baixa fàcilment fent X. Malgrat podem sol·licitar una baixa mitjançant el retorn del correu, facilitar aquest procés pot millorar la nostra imatge davant del client.
IMPORTANTÍSSIM
Mai compris bases de dades il·legals (i fins i tot les que ens diguin que són legals) ni utilitzem dades d’internet per enviar publicitat.
Els correus enviats SEMPRE cal enviar-los Còpia oculta. Compte amb aquest punt. Es pot sancionar i les multes són altes.
Mira de consultar de tant en tant la “Lista Robinson” per mantenir al dia la teva base de dades. Aquesta llista és un servei que permet als consumidors registrar les seves preferències per no rebre comunicacions no desitjades, com ara publicitat per correu electrònic, trucades no sol·licitades i missatges de text.
Conclusió
I després de tota aquesta explicació cal deixar clar que aquest article ha de servir per fer-se a la idea que podem estar fent bé o no tan bé. La voluntat d’aquest post és que serveixi com a informació general per prendre consciència que molt probablement no estem fent les coses del tot bé i que pugui ser el punt de partida per contactar amb una empresa experta en gestió de privacitat i protecció de dades.
Nosaltres no som experts en protecció de dades, però fa temps que recollim informació d’experts en la matèria. Davant el dubte de qualsevol llei, millor deixar-ho a experts i si pot ser, no consultar-ne només un, ja que la interpretació de la normativa és complexa i la nostra experiència ens ha fet veure que, fins i tot els experts, poden equivocar-se.
Les campanyes de e-mailing poden ser legals i èticament responsables si se segueixen les pràctiques correctes i amb una bona dosi de creativitat a més a més et pots guanyar la confiança dels teus possibles clients.
Pròximament, donarem recomanacions per fer altres formes de contacte: trucades de telèfon, whatsapp, interaccions a LinkedIn… No t’ho perdis. Ens pots seguir a LinkedIn 🙂
Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.